パワーポイントでの資料作りが得意になる！｜すぐに実践可能な20のコツ

上司やチームのメンバーからの依頼や、プレゼンの際に資料作成が必要になったとき、『どうしよう』と苦手意識を感じたことはありませんか？

資料作成の鍵は、『分かりやすく』かつ『見やすいこと』です。

この記事では、資料作成が苦手な方に向けて、すぐに実践できる20のコツをご紹介します。

そもそも、パワーポイントとは何でしょうか？

パワーポイントは、Microsoftが提供するプレゼンテーションソフトウェアの一つで、ビジネスプレゼンテーションや学術発表、セミナーなどで広く使用されています。

パワーポイントを利用することで、テキスト、画像、グラフ、音声などを組み合わせて魅力的なプレゼンテーション資料を作成できます。使いやすく、多彩なデザインテンプレートや効果を利用できるため、プロフェッショナルな資料を簡単に作成することができます。

資料作成の最初に、資料で伝えたい主要なメッセージや目標を明確にしましょう。具体的なアクションや情報の伝達が必要なのか、エンターテインメントや啓発が目的なのかを理解します。この段階で目的が明確になれば、後のステップでコンテンツを選択しやすくなります。

誰に向けてプレゼンテーションを行うのかを考えましょう。受け手の年齢、性別、専門知識、関心事などを把握し、そのニーズや期待に合わせて資料をカスタマイズします。ターゲットオーディエンスを理解することで、彼らに有益な情報を提供しやすくなります。

資料のデザインはシンプルであるほど効果的です。派手な装飾や複雑なフォントは避け、読みやすく、わかりやすいデザインを心がけましょう。視覚的に情報を整理し、余白を使って伝えたいポイントを際立たせます。

フォントは一貫性を保つことが大切です。タイトル、見出し、本文に使用するフォントを統一し、フォントサイズも調整します。これにより、資料全体が統一感を持ち、読み手に安定感を与えます。

カラーは視覚的な印象を大きく左右します。資料内で使用するカラーパレットを統一し、適切なカラーコントラストを保ちましょう。一貫性のあるカラースキームは、資料全体をまとめる役割を果たします。

具体的には、フォント、カラースキーム、レイアウト、アイコン、図形など、テキスト以外の視覚的な要素を活用し、プレゼンテーションを魅力的かつ理解しやすくすることを指します。視覚的な要素を活用することで、情報を視覚的に強調し、観客の興味を引くことができます。

ページやスライドのレイアウトを整理し、情報の流れを考慮します。適切な余白と配置により、読み手が資料を追いやすくなります。

• サイズの選択:
  • 標準サイズを考える: 通常、プレゼンテーションのスライドは横幅16:9の比率が一般的です。これにより、ワイドスクリーンのプロジェクターやディスプレイでの表示が適しています。
  • 用途に合わせる: ターゲットオーディエンスやプレゼンの用途に応じて、縦型のスライド（4:3比率）や他のカスタムサイズを選択することもあります。たとえば、ウェブコンテンツとして利用する場合などです。
• ファイルフォーマットの選択:
  • PPTXを標準とする: Microsoft PowerPointの最新バージョンではPPTXフォーマットが一般的です。他のプレゼンテーションソフトウェアでも互換性がありますが、できれば元のPPTXファイルを使用することがおすすめです。
  • PDFを利用する: プレゼンテーション資料を共有する際には、PDF形式が便利です。PDFはフォーマットの維持が優れており、異なるプラットフォームでの表示が確実です。また、PDFを印刷することもできます。
• 画像の圧縮:
  • 大きなファイルを避ける: 画像を資料に挿入する場合、高解像度の画像を使用するとファイルサイズが大きくなり、共有やプレゼンテーションの読み込みに時間がかかることがあります。画像を圧縮してファイルサイズを最小限に抑えましょう。

テキストだけでなく、画像やグラフを使用して情報を補完します。特に数値データを視覚化することで、複雑な情報を分かりやすく説明できます。

長い文章を箇条書きにすることで、要点を強調しやすくなります。項目ごとに整理し、受け手がスムーズに理解できるようにします。

冗長な文章や詳細すぎる情報は避け、簡潔な表現を心がけます。短い文やキーワードを使用して、受け手にわかりやすく伝えます。

資料をただの情報の羅列ではなく、物語性のあるストーリーとして構築します。プレゼンテーションが流れるようになり、受け手に興味を引きます。

プレゼンテーションの成功には、伝えたいキーメッセージを明確にし、受け手に印象づけることが不可欠です。

以下2つの方法は、構成作りに役立ちます。

• SDS法の活用: SDS法（Significance, Development, Sign）は、キーメッセージを設定するための効果的な方法です。まず、「Significance（重要性）」として、メッセージのなぜが重要である理由を説明します。次に、「Development（発展）」として、その理由をさらに詳しく説明します。最後に、「Sign（ポイント）」として、要点を繰り返し、強調します。
• PREP法の適用: PREP法（Point, Reason, Example, Point）は、もう一つのメッセージ設定の手法です。まず、「Point（ポイント）」として、メッセージの要点を明示します。次に、「Reason（理由）」として、その要点の背後にある理由を説明します。さらに、「Example（具体例）」として、理由を具体的な例で裏付けます。最後に、「Point」で再度要点を強調します。

キーメッセージを明確にし、効果的に伝えることは、プレゼンテーションの成功に不可欠な要素です。

プレゼンテーションの時間制限に合わせて資料を調整し、スムーズに進行できるようにします。時間管理が大切です。

テキストと画像の比率に気を付け、バランスの取れたコンテンツを作成します。適切な画像やグラフは情報を視覚的に示すのに役立ちます。

グラフ、アイコン、図表などの視覚的な要素を資料に取り入れて、情報を視覚化します。これにより、受け手にわかりやすく、魅力的な資料を提供します。

使用するフォントのサイズとスタイルを一貫させます。ばらばらなフォントは資料の一貫性を損なうことがあるため、統一性を保ちます。

他人からのフィードバックを受け入れ、資料を改善する意欲を持ちましょう。他の人の意見を取り入れることで、質の高い資料が作成できます。

プレゼンテーションの練習を重ねましょう。スピーチや説明の流れを練習することで、自信をつけ、プレゼンの成功率を高めます。

プレゼンテーションの際にはリラックス法を学び、自信を持つことが大切です。自信があれば、資料を自然体で伝えることができます。

資料の構成は、主張→根拠→補足の順に整理することで、理解しやすい資料が完成します。

デザインを施す前に、スライドの構成、文字の扱い、図表の形式、装飾のルールを統一し、装飾は過剰にせずシンプルに保ちましょう。

数値情報を伝える際にはグラフを活用し、視覚的なわかりやすさを追求しましょう。

これらのポイントを守ることで、資料作成の初心者でも高品質な資料が作れるようになりますので、是非とも挑戦してみてください。