![](https://lifrell.co.jp/wp-content/uploads/2023/09/businessman-works-laptop-with-electronic-document-icons-edocument-management-paperless-workplace-1024x683.webp)
上司やチームのメンバーからの依頼や、プレゼンの際に資料作成が必要になったとき、『どうしよう』と苦手意識を感じたことはありませんか?
資料作成の鍵は、『分かりやすく』かつ『見やすいこと』です。
この記事では、資料作成が苦手な方に向けて、すぐに実践できる20のコツをご紹介します。
そもそもパワーポイントとは何?
![](https://lifrell.co.jp/wp-content/uploads/2023/09/AdobeStock_488372356_Editorial_Use_Only-1024x1024-1-1024x546.webp)
そもそも、パワーポイントとは何でしょうか?
パワーポイントは、Microsoftが提供するプレゼンテーションソフトウェアの一つで、ビジネスプレゼンテーションや学術発表、セミナーなどで広く使用されています。
パワーポイントを利用することで、テキスト、画像、グラフ、音声などを組み合わせて魅力的なプレゼンテーション資料を作成できます。使いやすく、多彩なデザインテンプレートや効果を利用できるため、プロフェッショナルな資料を簡単に作成することができます。
パワポの資料作成ですぐに実践可能な20のコツ
![](https://lifrell.co.jp/wp-content/uploads/2023/09/パワポの資料作成ですぐに実践可能な20のコツ-1024x546.webp)
TIPS01. 目的を明確にする
資料作成の最初に、資料で伝えたい主要なメッセージや目標を明確にしましょう。具体的なアクションや情報の伝達が必要なのか、エンターテインメントや啓発が目的なのかを理解します。この段階で目的が明確になれば、後のステップでコンテンツを選択しやすくなります。
TIPS02.ターゲットオーディエンスを理解する
誰に向けてプレゼンテーションを行うのかを考えましょう。受け手の年齢、性別、専門知識、関心事などを把握し、そのニーズや期待に合わせて資料をカスタマイズします。ターゲットオーディエンスを理解することで、彼らに有益な情報を提供しやすくなります。
TIPS03. シンプルなデザインにする
![](https://lifrell.co.jp/wp-content/uploads/2023/09/シンプルなデザインにする-1024x278.webp)
資料のデザインはシンプルであるほど効果的です。派手な装飾や複雑なフォントは避け、読みやすく、わかりやすいデザインを心がけましょう。視覚的に情報を整理し、余白を使って伝えたいポイントを際立たせます。
TIPS04. 一貫性のあるフォントを選ぶ
![](https://lifrell.co.jp/wp-content/uploads/2023/09/一貫性のあるフォントを選ぶ-1024x278.webp)
フォントは一貫性を保つことが大切です。タイトル、見出し、本文に使用するフォントを統一し、フォントサイズも調整します。これにより、資料全体が統一感を持ち、読み手に安定感を与えます。
TIPS05. カラースキームを統一する
![](https://lifrell.co.jp/wp-content/uploads/2023/09/カラースキームを統一する-1024x278.webp)
カラーは視覚的な印象を大きく左右します。資料内で使用するカラーパレットを統一し、適切なカラーコントラストを保ちましょう。一貫性のあるカラースキームは、資料全体をまとめる役割を果たします。
TIPS06. 視覚的な要素を活用する
具体的には、フォント、カラースキーム、レイアウト、アイコン、図形など、テキスト以外の視覚的な要素を活用し、プレゼンテーションを魅力的かつ理解しやすくすることを指します。視覚的な要素を活用することで、情報を視覚的に強調し、観客の興味を引くことができます。
TIPS07. レイアウトを整える
ページやスライドのレイアウトを整理し、情報の流れを考慮します。適切な余白と配置により、読み手が資料を追いやすくなります。
TIPS08. 適切なサイズとファイルフォーマットを選択する
- サイズの選択:
- 標準サイズを考える: 通常、プレゼンテーションのスライドは横幅16:9の比率が一般的です。これにより、ワイドスクリーンのプロジェクターやディスプレイでの表示が適しています。
- 用途に合わせる: ターゲットオーディエンスやプレゼンの用途に応じて、縦型のスライド(4:3比率)や他のカスタムサイズを選択することもあります。たとえば、ウェブコンテンツとして利用する場合などです。
- ファイルフォーマットの選択:
- PPTXを標準とする: Microsoft PowerPointの最新バージョンではPPTXフォーマットが一般的です。他のプレゼンテーションソフトウェアでも互換性がありますが、できれば元のPPTXファイルを使用することがおすすめです。
- PDFを利用する: プレゼンテーション資料を共有する際には、PDF形式が便利です。PDFはフォーマットの維持が優れており、異なるプラットフォームでの表示が確実です。また、PDFを印刷することもできます。
- 画像の圧縮:
- 大きなファイルを避ける: 画像を資料に挿入する場合、高解像度の画像を使用するとファイルサイズが大きくなり、共有やプレゼンテーションの読み込みに時間がかかることがあります。画像を圧縮してファイルサイズを最小限に抑えましょう。
TIPS09. 画像やグラフを用いて情報を補完する
![](https://lifrell.co.jp/wp-content/uploads/2023/09/画像やグラフを用いて情報を補完する-1024x279.webp)
テキストだけでなく、画像やグラフを使用して情報を補完します。特に数値データを視覚化することで、複雑な情報を分かりやすく説明できます。
TIPS10. 要点を明確にするために箇条書きを使用する
長い文章を箇条書きにすることで、要点を強調しやすくなります。項目ごとに整理し、受け手がスムーズに理解できるようにします。
TIPS11. テキストを簡潔に保つ
冗長な文章や詳細すぎる情報は避け、簡潔な表現を心がけます。短い文やキーワードを使用して、受け手にわかりやすく伝えます。
TIPS12. プレゼンテーションのストーリーを組み立てる
資料をただの情報の羅列ではなく、物語性のあるストーリーとして構築します。プレゼンテーションが流れるようになり、受け手に興味を引きます。
TIPS13. 強調すべきキーメッセージを設定する
プレゼンテーションの成功には、伝えたいキーメッセージを明確にし、受け手に印象づけることが不可欠です。
以下2つの方法は、構成作りに役立ちます。
- SDS法の活用: SDS法(Significance, Development, Sign)は、キーメッセージを設定するための効果的な方法です。まず、「Significance(重要性)」として、メッセージのなぜが重要である理由を説明します。次に、「Development(発展)」として、その理由をさらに詳しく説明します。最後に、「Sign(ポイント)」として、要点を繰り返し、強調します。
- PREP法の適用: PREP法(Point, Reason, Example, Point)は、もう一つのメッセージ設定の手法です。まず、「Point(ポイント)」として、メッセージの要点を明示します。次に、「Reason(理由)」として、その要点の背後にある理由を説明します。さらに、「Example(具体例)」として、理由を具体的な例で裏付けます。最後に、「Point」で再度要点を強調します。
キーメッセージを明確にし、効果的に伝えることは、プレゼンテーションの成功に不可欠な要素です。
TIPS14. プレゼン資料を時間内に進行できるように調整する
プレゼンテーションの時間制限に合わせて資料を調整し、スムーズに進行できるようにします。時間管理が大切です。
TIPS15. テキストと画像のバランスをとる
テキストと画像の比率に気を付け、バランスの取れたコンテンツを作成します。適切な画像やグラフは情報を視覚的に示すのに役立ちます。
TIPS16. グラフィックスを効果的に活用する
グラフ、アイコン、図表などの視覚的な要素を資料に取り入れて、情報を視覚化します。これにより、受け手にわかりやすく、魅力的な資料を提供します。
TIPS17. フォントサイズとスタイルを統一する
使用するフォントのサイズとスタイルを一貫させます。ばらばらなフォントは資料の一貫性を損なうことがあるため、統一性を保ちます。
TIPS18. フィードバックを受け入れる
他人からのフィードバックを受け入れ、資料を改善する意欲を持ちましょう。他の人の意見を取り入れることで、質の高い資料が作成できます。
TIPS19. 練習を積む
プレゼンテーションの練習を重ねましょう。スピーチや説明の流れを練習することで、自信をつけ、プレゼンの成功率を高めます。
TIPS20. リラックスして自信を持つ
プレゼンテーションの際にはリラックス法を学び、自信を持つことが大切です。自信があれば、資料を自然体で伝えることができます。
まとめ
![](https://lifrell.co.jp/wp-content/uploads/2023/09/ppc-pay-per-click-internet-marketing-link-building-abstraction-1024x732.webp)
資料の構成は、主張→根拠→補足の順に整理することで、理解しやすい資料が完成します。
デザインを施す前に、スライドの構成、文字の扱い、図表の形式、装飾のルールを統一し、装飾は過剰にせずシンプルに保ちましょう。
数値情報を伝える際にはグラフを活用し、視覚的なわかりやすさを追求しましょう。
これらのポイントを守ることで、資料作成の初心者でも高品質な資料が作れるようになりますので、是非とも挑戦してみてください。