当サイトはプロモーションが含まれます
退職の挨拶メールの基本マナーを転職のプロが徹底解説【例文テンプレート付き】
退職の挨拶メールを送るタイミングや書き方について、転職のプロが社内用と社外用に分けて例文テンプレート付きで解説します。また、メールを一斉送信して良いのか、メールに返信が来た場合の対応についても紹介しています。
目次
退職の挨拶メールを送る際の基本マナー
退職の挨拶メールを必ず送らなければならないというルールはありません。
とはいえ、これまでお世話になった職場への感謝の意を示すためにも、最後の締めくくりとして挨拶メールを送ることをおすすめします。
以下では、社内と社外に送る挨拶メールの基本マナーについて解説します。
・社内への挨拶メールは出勤最終日に送る
・社外への挨拶メールは退職日の2〜3週間前に送る
社内への退職挨拶メールは最終出社日に送る
特に社内の規定がない場合、社内への退職挨拶メールは最終出社日に送るのがマナーです。
業務に支障が出ないように、退社1時間前から退社時間までの間に送るのが適切なタイミングです。
ただし、退職挨拶メールを送るべきか迷う場合は、先輩社員や上司に事前に確認したり、他の人から受信した退職メールを参考にしたりすると良いでしょう。
社外への挨拶メールは退職日の2～3週間前に送る
社外への挨拶メールは、退職日の2～3週間前に送るのが理想的です。
退職を公表し、後任や引き継ぎが順調に進んだタイミングで送信するのが一般的です。ただし、取引先など重要な相手には、直接出向いて挨拶をする方が良い場合もあるので、事前に先輩や上司に相談しておきましょう。
取引先には、後任者への引き継ぎがしっかり行われていることや、退職日まで責任を持って仕事を担当することを伝え、不安を与えないように配慮しましょう。
退職の挨拶メール例【社内・社外別】
退職の挨拶メールの例文テンプレートを、社内用と社外用に分けて解説します。
・社内への退職挨拶メール
・個人的にお世話になった方や上司への退職挨拶メール
・社外への退職挨拶メール
社内への退職挨拶メール
社内への退職挨拶メールの例文は以下の通りです。
例文:社内への退職挨拶メール
件名:退職のご挨拶（自分の名前）
○○部○○課の皆様、お疲れ様です。
私事で大変恐縮ですが、このたび、一身上の都合により○月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。
今日まで皆様には大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。
業務を通じて壁に当たることもありましたが、数多くの方から様々なことを学ばせていただきました。
今後も、この会社で培った経験をしっかりと活かしていきたいと思っています。
今後の連絡先は下記となりますので、こちらへご連絡をいただけると幸いです。
(メールアドレス)
(携帯電話番号)
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。今まで、本当にありがとうございました。
社内への退職挨拶メールを書くポイントとして、以下の3点があります。
・退職の挨拶だと一目でわかる件名にする
・退職理由は「一身上の都合」で良い
・退職後の連絡先を添える
社内への挨拶メールは、余計な話題を入れず、退職の挨拶だと明確に伝わるシンプルな内容にしましょう。件名も、一目で「退職の挨拶」とわかるものにしてください。
退職理由を細かく書かないのがビジネスマナーですので、退職に至った理由は記載しなくて良いですが、結婚や出産などの喜ばしい内容であれば書いても問題ありません。
退職後も連絡を取りたい場合は、退職後の連絡先を最後に添えてください。
お世話になった人や上司への退職挨拶メール
個人的にお世話になった人や上司に感謝の気持ちを伝えたい場合は、退職挨拶のメールを送りましょう。
退職挨拶メールの例文は以下の通りです。
例文:個人的にお世話になった人や上司への挨拶メール
件名: 退職のご挨拶（自分の名前）
○○部 ○○さん
お疲れ様です。○○部の○○です。
このたび、一身上の都合により本日をもちまして退職することになりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。
○○さんには、様々な業務を担当する中で多くのことを学ばせていただき、感謝しております。
アドバイスや励ましのお言葉など、いつも温かい叱咤激励をいただき、本当にありがとうございました。
今後も○○さんから教えていただいたことを糧にし、活かしていきたいと思っております。
今後の連絡先は下記となりますので、こちらへご連絡をいただけると幸いです。
（メールアドレス）
（携帯電話番号）
末筆ではございますが、○○さんの一層のご健勝とご活躍をお祈りいたしております。
個人的にお礼を言いたい人や上司への退職挨拶メールも基本的なマナーは社内メールと同じです。仕事での思い出話や学んだことなど、社内メールよりも詳しく書いて良いですが、愚痴などのマイナス要素は入れないようにしましょう。
社外への退職挨拶メール
社外への退職挨拶メールの例文は以下の通りです。
例文:社外への退職挨拶メール
件名: 退職のご挨拶（株式会社○○／自分の名前）
株式会社○○ ○○部
いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日をもって株式会社○○を退職することになりました。
○○様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。改めてお礼を申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり大変申し訳なく、お詫び申し上げます。
後任は、同じ部署の△△が務めさせていただきます。
後日改めて△△がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導、ご鞭撻のほど、お願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のさらなるご発展と○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
社外への退職挨拶メールを書くポイントとして、以下の点があります。
・退職日を明記する
・後任者の詳細を書く
・退職後の連絡先は記載しない
・余計なことは書かずシンプルな内容にする
社外メールの場合は、退職の報告や引き継ぎを伝えることが重要です。退職日や後任者の紹介などを明確に記載しましょう。
後任者と一緒に取引先に訪問しない場合は、メールに後任者の名前を記載し、後日後任者から挨拶に伺うことを伝えておきます。
取引先との関係性にもよりますが、私用の連絡先は書かない方が無難です。また、転職先や退職理由については、信用を損ねる可能性があるため記載しない方が良いでしょう。
退職の挨拶メールは一斉送信して良い
「全員に同じ文章を送ることは失礼に当たるのでは」と心配する人が多いですが、退職の挨拶メールを一斉送信することは決して失礼なことではありません。
一斉送信をする場合は、宛先の「BCC」と「TO」に注意しましょう。
送りたい相手は「BCC」に入れ、自分のアドレスは「TO」に入れるようにしてください。
「BCC」にアドレスを入れることで、他人同士でアドレスを知られないようにすることができます。
・TO: 「あなたに送信します」という意味。
・CC: 「TOの人に送りましたのでご確認ください」という意味。TOの人やCC同士でアドレスが表示されるようになっている。
・BCC: CCと意味は同じ。TOの人やCCの人からはアドレスが見えないようになっている。
この方法で、一斉送信することができます。
退職の挨拶メールに対する返信は必須ではない
退職の挨拶メールを送信した後に返信が来た場合、その返信にさらに返信することは必須ではありません。
とはいえ、忙しい中自分のために時間を割いて返信してくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えると、お互いに良い気持ちで終わるので、返信することをおすすめします。
返信する場合、特に決まった形式はありません。忙しい中返信してくれたことへの感謝の気持ちを述べたあとに、「今後も頑張ります」といった前向きな言葉を添えておけば十分です。
長々と返信してしまうと「また返信しなくてはいけない」と相手に感じさせたり、「忙しいのに読む時間がない」と思わせてしまう可能性があるため、2~3行程度の簡潔な返信が望ましいです。
退職挨拶メールを受け取った側の場合でも返信は必須ではない
退職の挨拶メールを受け取る側になった場合、返信は必須ではありません。
特に仕事上であまり関わりのなかった人の挨拶メールには、返信しなくても問題ありません。
退職者は多くの人に一斉送信しているので、あえて返さないこともビジネスマナーのひとつです。
親しい人や感謝の気持ちを伝えたい人の場合は、以下の例文のように、シンプルな内容で返信しましょう。
例文:退職の挨拶メールを返信する場合
○○様
ご退職されると伺い、寂しい気持ちでいっぱいです。
○○さんには入社以降、本当にお世話になりました。
ご退職されることによって会社には大きな損失ですが、○○さんは次のステージでも輝かしい実績を残されることでしょう。
最後になりますが、○○さんのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
返信内容としては、お世話になったことへの感謝の気持ちや退職に対する残念な気持ち、そして退職後の成功や健闘を祈る言葉をシンプルに伝えましょう。
ネガティブな言葉は避け、退職者が気持ち良く退職できるような言葉を選ぶことが大切です。
